2018年10月，国家档案局发布了国家档案局第13号令，公布《机关档案管理规定》（以下简称《规定》），自2019年1月1起施行。《规定》紧密围绕“变革与转型、创新与发展”这一主题，提出了新形势下做好机关档案工作的新思路、新要求。

一、提出基础设施定制方案

为适应机关档案智能化、信息化管理需要，《规定》着眼未来，从三个方面提出了机关档案工作基础设施的定制方案。

1、档案用房要求。在用房类型上，《规定》将传统要求中档案办公、阅览、库房“三分开”调整为办公、整理、阅览库房“四分开”，以更好地满足档案管理功能分区的需要。在库房面积上，《规定》“定标不定额”，确定了60m2/万卷（或10万件）的计算指标，要求按照档案数量准确计算所需库房面积。在承重问题上，由于机关库房一般基于办公用房改造《规定》将采用密集架的楼面均布活荷载标准值调整为不小于8kN/m2，并根据档案装载情况予以相应增加。

2、档案库房的温湿度检测调控系统、消防系统、安防系统要求。为保证档案妥善、安全保管，《规定》将库房温湿度检测调控等三大系统纳入必备项，要求库房必须安装漏水报警设备、甲级防火门、全封闭防盗门窗等。

3、档案信息化基础设施设备要求。《规定》将之分为智能库房管理基础设施设备和档案数字化、电子文件及电子档案归档设施设备两大类型，并提出了原则要求，提醒机关进行基础设施建设时应统筹考虑，协调推进，避免顾此失彼。

二、提升监督指导业务

监督、指导与检查是档案行政管理部门主管档案工作履行《档案法》赋予职责的重要形式。《规定》对档案行政管理部门的监督检查和业务指导职责进行了强化。

1、界定档案行政管理部门的检查职权。规定“以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展”，保证检查职责的履行。

2、创设年度报告制度。要求机关汇总分析当年档案工作情况形成年度报告，报送同级档案行政管理部门、上级档案部门，解决业务指导周期长、覆盖面不足等问题。

3、增加规章制度备案要求。要求机关将规范本单位和本行业档案管理的基本制度报档案行政管理部门备案，将档案行政管理部门的监督检查和业务指导要求前置，保证机关基本制度符合法律法规和方针政策要求。

三、提出全新管理要求

面对新形势，机关档案工作面临着转型升级的新任务新挑战。《规定》梳理了档案管理流程，提岀了全新档案管理要求。

1、规范了档案门类。《规定》以实现门类扁平化、标准化规范化为目标，将机关档案划分为文书、专业、照片、业务数据档案、实物档案等13个一级门类，并规范代码，为档案的规范管理和资源共享共用提供便利。

2、增加了形成流程。《规定》提出，要按照职责形成文件材料或为形成创造条件；要采用适当的文件材料记录载体和记录方式；归档文件材料应当真实、准确、系统，文件材料组件齐全、内容完整，符合档案属性要求，可从根源上保证档案资源建设质量。

3、提出收集新要求。《规定》要求各机关编制文件档案材料的归档范围和保管期限表来指导收集工作，其他门类档案也给出了参照规范或管理办法。

4、提出整理新观念。《规定》提岀逐步推进卷件融合管理，合理简化、规范档案整理要求。

5、细化鉴定销毁流程。鉴定销毁工作关系到档案的汰旧换新和档案工作的长远发展，《规定》明确了销毀人员、程序场所安排，增强了可操作性。

四、构建档案信息化框架

信息化是档案工作变革、进步的助推器。《规定》对机关档案信息化建设进行了专章规定，构建了机关档案信息化建设的整体框架，即要求将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划，并与机关信息化建设、档案馆信息化建设协调配合；将数字档案室建设作为信息化建设的主要形式，统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作；要建立档案数字化常态化机制，重视真实性管理和全文识别工作；电子文件归档与电子档案管理要从制度、基础设施、应用系统、资源建设等方面着手，并通过存储、备份、转化、迁移等要求保障数字档案资源安全。