一、总则

（一）为加强协会档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效保护及利用档案，特制定本制度。

（二）本协会档案，是指协会在管理以及其他各项活动中直接形成的对协会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（三）档案保管者应保证文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。如因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接替人交接清楚，不得擅自带走或销毁。

（四）凡属归档范围的文件资料，均由办公室集中统一管理，任何个人不得擅自留。

（五）员工档案应做到一人一袋：

（六）身份证复印件；

（七）员工登记表；

（八）劳动合同或劳务协议； 

（九）上岗证书复印件；

（十）教育培训记录表；

（十一）奖罚记录表。

二、收集管理

（一）文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交协会主任审阅后归档。

（二）档案要做到安全保管，定期检查，维持档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

三、归档范围

（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

（二）本协会对外的正式发文与有关单位来往的文书。

（三）本协会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。、

（四）本协会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（五）本协会员工劳动、工资、福利方面的文件材料。

（六）本协会的大事记及反映本协会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

（一）档案质量总要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（二）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（三）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文件应合一归档。

（四）不同年度的文件一般不得放在一起存档。 

（五）档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

（六）案卷封面，应逐项按规定用黑色水笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案的利用

（一）档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应按相关要求借阅。

（二）档案借阅的最长期限为两周；用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案保管人另行办理续借手续。对借出档案，档案保管人要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报协会长处理。

（三）必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

（四）不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

（五）必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 

六、本制度的拟定和修改由协会负责，经会长审核批准，自2012年1月1日起实行。 

上海市长宁区人民调解协会

2012年1月1日