分协会实行独立核算, 主要设置以下科目:现金、银行存款、应收账款、其他应收款、库存划拨、固定资产、累计折旧、应付账款、应付工资、本年利润、管理费用、财务费用、主营业务收入、主营业务成本等。

一、现金管理

1.1、现金科目设两个子目 ---会费帐户和费用帐户。

1.2、收取现金时,必须向付款方开具发票(暂由协会开具或收据）,如实按规定的时限、顺序、逐栏、全部栏次一次性填写, 加盖“现金收讫” 和“收款人”印章。

1.3、出纳应保证库存现金的日清日结月末应编制银行存款余额调整表, 以保证银行日记账账实相符。现金必须送存银行,不准坐支。

1.4、出纳员支付个人款项超过使用现金限额以支票支付,确须全额支付现金的经秘书长审核、协会会长批准后支付。

1.5、库存现金定额核定为 5000元,多余费用现金应该及时送存银行,保证现金安全。

1.6、出纳员不准用不符合协会财务制度的凭证顶库存现金,协会员工不准用协会银行账户代其他单位或个人存入或支取现金。

1.7、会计应定期、不定期对库存现金进行监盘,每月至少监盘三次,编制“库存现金盘点表” ;审核出纳编制的“银行余额调整表” ,对未达事项进行落实。

二、银行存款管理

2.1、分协会资金实行收支两条线的原则

各分协会 必须开设收支两个银行账户, 即会费户和费用户; 账户资料交协会财务备案。会费账户只收不支,所有会费回笼到该账户; 费用账户用于分协会的各项费用、税金等支出结算。

2.2、新开账户

分协会不得随意开设银行账户,若因业务需要而必须开设新的银行账户,需报告协会财务同意。银行账户要及时进行清理,对于用途不大的银行账户要及时消户,并报协会财务备案。

设置“银行存款日记账”,出纳员按照业务发生顺序每日进行逐笔登记。出纳员定期将协会银行存款账面余额与银行对账单核对,并按月编制银行存款余额调节表 ,协会财务部经理签字后报协会经理审阅。

银行电子支付系统的管理,严格按照银行电子支付程式和许可权规定执行。电子支付密码器、智慧 IC 卡、帐户密码和操作人员密码是使用银行系统的关键要素, 应妥善保管, 主管卡和操作员卡应按照分管并用的原则, 由财务负责人和操作员分别设制密码,不得一人统管使用。

2.3、费用账户

分协会的费用开支等所需资金由协会财务根据月度预算下拨至各分协会的支出账户。

银行付款由协会经办人员填写“付款审批单”,经协会负责人、财务、 协会会长签字后办理付款, 支付支票等必须具备收款单位、经办人的收据。

2.4、支票管理暂不适用

凡不能用现金收付款的各项业务,一律应通过银行转帐进行结算。

(1） 协会支票的购买由出纳员负责, 并填写支票备查簿, 支票备查簿由协会财务经理保管。

(2） 空白支票由出纳员负责保管, 签发支票所需的财务章由财务保管, 人名章由出纳保管。

(3）现金支票只能由出纳员从银行提取现金时使用, 协会与其他单位之间金额在结算起点以上的经济业务往来,一律使用转帐支票。

(4） 各部门或个人因工作需要领用支票时, 应填制规定的借款单, 由部门负责人和财务审核签字,并报分协会会长批准后,由出纳人员签发。借款人应在支票领用之日起,十日内到财务办理报销手续,其程序与现金支出报销程序一样。支票领用人应妥善保管已签发的支票,如有丢失应立即通知财务并对造成的后果承担责任。

(5） 出纳员不得签发不确定的日期的支票, 不得签发任何种类的空白支票, 当付款金额无法确定时,可签发限额转帐支票,并写明用途和收款单位。

(6） 财务人员不得在支票签发前预先加盖签发支票的印章, 签发支票时必须按编号序顺使用, 对签错的支票或退票必须加盖“作废”戳记并与存根一起保管。

(7）应及时登记支票登记簿,与银行及时核对存款余额。 

三、借支制度

1. 协会员工因工作需要借用现金, 应该根据需要核定额度, 填写“借款单”, 由财务和分协会会长审批。原则上,上一笔借支未清账,不得再次借支。员工离职时,必须将借支还款手续办理完毕,方可结算工资。

2. 协会员工出差借支费用时,需附经审批后的《出差申报单》,方可借支。具体报销制度见“出差费用报销方案”。

四、严禁非授权人员向客户收借取“钱、物”

为防范风险,防止经济纠纷,维护协会形象,保证协会员工健康正常的生活现就关于禁止 、杜绝分协会员工借款事宜规定如下: 

1、协会严厉禁止分协会任何人员到协会的任何当事人处借款。

2、 分协会财务要负责给与分协会有往来关系的每一个当事人发一份书面函件，一式二份并盖协会财务章,由分协会会长签发,当事人签章确认后,分协会财务回收一份存档备查。

五、本制度从2016年1月1日起实行。